Chứng từ xuất khẩu máy móc từ Việt Nam: danh mục đầy đủ
Những chứng từ một lô máy xuất khẩu từ Việt Nam cần: vận đơn, hóa đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ và biên bản kiểm tra.
Một lô máy xuất khẩu từ Việt Nam thường cần hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và biên bản kiểm tra chất lượng, khối lượng. Thông tin trên các chứng từ này phải khớp nhau chính xác. Sai lệch giữa chúng là nguyên nhân phổ biến nhất khiến thông quan bị chậm.
Một lô máy đi kèm những chứng từ nào?
| Chứng từ | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Hóa đơn thương mại | Ghi rõ đã bán gì, cho ai, giá trị bao nhiêu và theo điều kiện thương mại nào. Hải quan dùng để tính thuế. |
| Phiếu đóng gói (packing list) | Liệt kê từng kiện: số khung, số động cơ, cách đóng gói, khối lượng. Hải quan và cảng dùng để đối chiếu hàng với hóa đơn. |
| Vận đơn (B/L) | Hợp đồng và biên nhận của hãng tàu đối với lô hàng. Đây cũng là cách để nhận hàng tại nơi đến. |
| Giấy chứng nhận xuất xứ | Chứng minh hàng sản xuất tại Việt Nam. Một số nước đến dùng giấy này để áp đúng mức thuế. |
| Biên bản kiểm tra chất lượng và khối lượng | Kiểm tra kỹ thuật, kiểm đếm và chạy thử trước khi niêm phong container. |
Bên xuất khẩu cũng nộp tờ khai hải quan xuất khẩu của Việt Nam. Máy tuốt lúa thường được phân loại theo mã HS 8433.52 (máy đập, tuốt khác, không phải máy gặt đập liên hợp), còn phụ tùng theo mã HS 8433.90. Đại lý hải quan của bạn sẽ xác nhận dòng thuế chính xác tại nước bạn.
Nên yêu cầu loại vận đơn nào?
- Vận đơn gốc (original B/L). Bộ bản gốc phải đến tay bạn và được nộp cho hãng tàu tại nơi đến để nhận hàng. Hãy tính thời gian chuyển phát, nếu không container có thể phải nằm chờ ở cảng.
- Điện giao hàng (telex release). Bản gốc được thu hồi tại cảng xếp hàng và hãng tàu cho phép nhận hàng ở nơi đến mà không cần giấy tờ vật lý. Cách này nhanh hơn.
- Sea waybill. Chứng từ không chuyển nhượng được, ghi rõ tên người nhận hàng. Không có bản gốc để luân chuyển, phù hợp khi người mua và người bán đã tin nhau.
Hãy thoả thuận loại vận đơn trong hợp đồng, vì mỗi loại ảnh hưởng đến tốc độ bạn nhận được máy.
Cần biết gì về giấy chứng nhận xuất xứ?
Giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền được Việt Nam chỉ định cấp, và mẫu đúng phụ thuộc vào nước đến cùng hiệp định thương mại (nếu có) được áp dụng. Cách thức cấp giấy đã thay đổi trong những năm gần đây, nên đừng dựa vào một hướng dẫn cũ. Hãy hỏi đại lý hải quan xem cảng của bạn yêu cầu loại giấy nào, và báo cho chúng tôi trước khi hàng đi để xin đúng loại.
Làm sao kiểm tra các chứng từ khớp nhau?
Hãy yêu cầu bản nháp hóa đơn và phiếu đóng gói trước khi tàu chạy, rồi nhờ đại lý của bạn đối chiếu theo danh sách này:
- Tên và địa chỉ người nhận hàng giống hệt nhau trên mọi chứng từ.
- Điều kiện thương mại và tên cảng trên hóa đơn khớp với hợp đồng của bạn, ví dụ “FOB Hải Phòng”.
- Tên model, số lượng và khối lượng trùng nhau giữa hóa đơn, phiếu đóng gói và biên bản kiểm tra.
- Mã HS giống nhau ở mọi nơi xuất hiện.
- Số container và số seal trên vận đơn khớp với phiếu đóng gói.
Hãy sửa lỗi trước khi tàu chạy. Sửa sau khi tàu đã đi thường tốn nhiều thời gian và chi phí hơn.
Phía bạn cần chuẩn bị gì?
Quy định nhập khẩu thuộc về nước của bạn, nên hãy hỏi đại lý của bạn từ sớm. Một số nơi yêu cầu giấy phép nhập khẩu, kiểm tra trước khi giao hàng hoặc chứng nhận hợp quy đối với máy móc nhập khẩu. Biết điều này trước khi đặt hàng giúp chúng tôi chuẩn bị chứng từ đúng thứ tự. Điều kiện thương mại bạn chọn cũng quyết định ai lo phần nào: xem FOB, CFR hay CIF.